Vorbereiten der Erfassungsdateien

Dieser Abschnitt enthält alle Informationen über die Lohnartenkenner und -faktoren für das Lohnbuchhaltungssystem SBS-Lohn, sowie Anwendungsbeispiele.

Die Allgemeinen Informationen, Kenner und Lohnkenner wurden bereits in der vorherigen Abschnitten beschrieben.

Lohnartenkenner

Ein Lohnartenkenner enthält die Information, mit welcher Lohnart eine Lohnbuchung erzeugt werden soll.

Hinweis

Durch Verwendung des sog. 0-Kenners kann festgelegt werden, ob die jeweilige Spalte einen Wert enthalten muss (kein 0-Kenner) oder auch leer bzw. 0 sein darf (0-Kenner gesetzt)

Lohnartenfaktor

Um nun die einzelnen Lohnbuchungen zu beschreiben, müssen die Lohnarten und Faktoren in die entsprechenden Spaltenüberschriften eingetragen werden. Dies geschieht mit dem Kenner [LA xxxx] bzw. [LA xxxx,0]. Bei xxxx ist die jeweilige Lohnarten-Nummer einzusetzen.

Über einen der Kenner [Faktor A], [Faktor B] oder [Faktor C] wird angegeben, um welchen SBS-Faktor es sich handelt.

Die Angabe des Kenners [Faktor A] ist nicht zwingend erforderlich. Sie können jederzeit auch nur die Faktoren [Faktor B] und / oder [Faktor C] angeben (z. B. wenn Faktor A direkt durch den SBS Lohn eingesteuert wird).

Wird nur der Kenner [LA xxxx] angegeben, wird der Inhalt der Zellen dieser Spalte automatisch als [Faktor A] interpretiert.

Beispiel

Spalten für die Erfassung von Normalstunden mit Angabe des Stundenlohnes. Lohnart = 100, [Faktor A] enthält die Anzahl der geleisteten Stunden, [Faktor B] enthält den Stundenlohn.

Die Überschriften im Importdokument müssen dann wie folgt aufgebaut sein:

Alle Zellen mit dem Kenner [LA 100] werden als zusammengehörig interpretiert. Im Beispiel sind für die Spalte Stundenlohn [Faktor B] KEINE Null – oder Leerwerte erlaubt. Das heißt, es muss immer ein Stundenlohn angegeben werden.

Beispiel

In folgendem Beispiel werden jetzt die Normalstunden nebst zugehörigem Stundenlohn, sowie die Anzahl der Krank- und Feiertagsstunden erfasst:

Tipp

Bitte beachten Sie, dass für den Konverter nur die in eckigen Klammern angegebenen Kenner relevant sind. Sie können also jederzeit weitere Informationen mit in die jeweilige Zelle schreiben.

Eine Übersicht über alle vom dekodi-Lohnkonverter unterstützten Lohnartenkenner und - faktoren finden Sie hier.

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Lohnartenkenner und -faktoren

Dieser Abschnitt gibt einen Überblick über alle Lohnartenkenner und -faktoren, die der dekodi-Lohnkonverter in Verbindung mit dem dem Lohnbuchhaltungssystem SBS-Lohn unterstützt:

Die Groß- und Kleinschreibung ist für die Erkennung unerheblich.

Zellen, die Lohnartenkenner bzw. -faktoren enthalten, können zusätzlichen Text enthalten.

Wie bereits erwähnt, können vom Anwender beliebig viele Spalten ergänzt werden. Diese werden vom Konverter eben nur nicht eingelesen.

Nachfolgend nochmals eine Zusammenfassung der für SBS-Lohn unterstützten Zellüberschriften bzw. Lohnartenkenner:

Kenner Übersicht

Lohn- / Lohnartenkenner	Wird vom Konverter übernommen / erkannt als	Bemerkung
Zelle enthält die Text Fragmente Pers und Nr. bzw. Nummer	Personal-Nummer	Muss-Spalte: Z.B. Pers.-Nr., Personal-Nr., Personal-Nummer. Alle Lohnartenkenner müssen sich in derselben Zeile, wie diese Zelle befinden!
Zelle enthält ausschließlich den Text Name	Nachname des Mitarbeiters	Kann-Spalte: Wird vom Konverter nur angezeigt, aber nicht exportiert.
Zelle enthält ausschließlich den Text Vorname	Vorname des Mitarbeiters	Kann-Spalte: Wird vom Konverter nur angezeigt, aber nicht exportiert.
Zelle enthält ausschließlich den Text Eintritt, Eintritts-Datum oder Arbeitgsbeginn	Eintrittsdatum des Mitarbeiters in das Unternehmen	Kann-Spalte: Wird vom Konverter nur angezeigt, jedoch nicht exportiert. Es werden nur Lohnwerte exportiert, die nach dem Eintrittsdatum und innerhalb des Abrechnungszeitraumes liegen.
Zelle ausschließlich den Text Austritt, Austritts-Datum oder Arbeitsende	Austrittsdatum des Mitarbeiters aus dem Unternehmen	Kann-Spalte: Wird vom Konverter nur angezeigt, jedoch nicht exportiert. Es werden nur Lohnwerte exportiert, die vor dem Austrittsdatum und innerhalb des Abrechnungszeitraumes liegen.
Zelle enthält ausschließlich den Text Datum, Leistungsdatum oder Tag	Tag für Kalendariumserfassung	Kann-Spalte: Im Importdokument kann nur der Tag, Tag und Monat oder das gesamte Leistungsdatum angegeben werden.
Zelle enthält den Text [HKST] oder [HKST, 0]	Hauptkostenstelle	Kann-Spalte: Erzeugt für jede Lohnart eine separate Kostenstellen-Spalte. Der Inhalt der Spalte mit dem Kenner [HKST] wird dabei in die vom Konverter erzeugte Spalte übernommen. Wird der Kenner [HKST,0] übergeben, kann die Spalte Kostenstelle auch leer sein.
[LA xxxx] oder [LA xxxx,0]	SBS-Lohnarten-Nr.	Muss-Spalte: Dieser Kenner ist für jede Spalte, die abrechnungsrelevante Informationen besitzt zu setzen. Wird [LA xxxx,0] angegeben, darf die Spalte auch 0- oder Leerwerte enthalten. Ohne zusätzliche Kenner wird [LA xxxx] bzw. [LA xxxx,0] als [Betrag] interpretiert.
[KST]	Kostenstellen-Nr.	Kann-Spalte: Unbenannte Kostenstelle. Nur in Verbindung mit dem Kenner [LA xxxx] bzw. [LA xxxx,0] zulässig.
[KTR]	Kostenträger-Nr.	Kann-Spalte: Unbenannter Kostenträger. Nur in Verbindung mit dem Kenner [LA xxxx] bzw. [LA xxxx,0] zulässig
[KST xxx]	Kostenstellen-Nr. Die Unter xxx angegebene Konstestellen-Nr. wird jeder Buchung der Lohnart hinzugefügt. Pro Lohnart können mehrere benannte Kostenstellen angegeben werden	Kann-Spalte: Benannte Kostenstelle. Nur in Verbindung mit dem Kenner [LA xxxx] bzw. [LA xxxx,0] und dem Faktor [Betrag] zulässig.
[KTR xxx]	Kostenträger-Nr. DIe unter xxx angegebene Kostenträger-Nr. wird jeder Buchung der Lohnart hinzugefügt. Pro Lohnart können mehrere benannte Kostenträger angegeben werden	Kann-Spalte: Benannter Kostenträger. Nur in Verbindung mit dem Kenner [LA xxxx] bzw. [LA xxxx,0] und dem Faktor [Betrag] zulässig.
[Faktor A], [Faktor B], [Faktor C]	SBS Lohnfaktor	Kann-Spalte: Angabe nur in Verbindung mit dem Kenner [LA xxx] bzw. [LA xxx,0] erlaubt. Alle Kenner [Faktor A], [Faktor B] oder [Faktor C] dürfen nur in Verbindung mit dem Kenner [LA xxx] bzw. [LA xxx,0] angegeben werden. Die Angabe einzelner Kenner (z.B. nur [Faktor B]) ist möglich.

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Vormonatskorrektur

Über den Kenner VoMoKo können Lohnwerte als Vormonatskorrektur eingesteuert werden.

In der Importtabelle sind folgende Spaltenwerte sind zulässig:

x	Der Lohnkonverter berechnet den Vormonat des aktuellen Abrechnungsmonats und steuert den Lohnwert entsprechend ein.
MM/JJ	Falls Sie einen anderen Monat als den Vormonat korrigieren möchten, können Sie den Korrekturmonat explizit angeben. Z.B. 10/20 für Oktober 2020.
TT.MM.JJJ	Falls Sie taggenau korrigieren möchten, können Sie das Korrekturdatum explizit angeben, z.B. 10.10.2020.

Hinweis

Sofern es sich um die Korrektur eines Kalendariumswertes handelt, muss ein Datum angegeben werden! Bei Verwendung des Kenners x oder dem Format MM/JJ wird ansonsten immer der erste Tag des Monats angenommen!

Werden die Kenner Eintritt bzw. Austritt verwendet, prüft der Konverter, ob das Korrekturdatum bzw. der Korrekturzeitraum im Beschäftigungszeitraum liegt. Ist dies nicht der Fall, wird beim Import eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.

Bitte beachten Sie, dass die Angabe eines Leistungsdatums in Verbindung mit einer Vormonatskorrektur nicht möglich ist.

Hinweis

Es werden immer alle Lohnwerte der mit einer Vormonatskorrektur versehenen Zeile als Korrekturwerte übergeben.

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Altes BEWA Format mit 3-stelligen Lohnarten

Damit für SBS Lohn Exportdateien mit 3-stelligen Lohnnummern erstellt werden, muss dies beim Hochladen der Dateien mit angegeben werden. Ansonsten werden die Exportdateien mit den standardmäßig 4-stelligen Lohnnummern erstellt.

Die Einstellung hierfür finden Sie auf der Seite Datei hochladen unter Erweiterte Einstellung, wenn Sie das Lohnsystem SBS Lohn ausgewählt haben.

Hinweis

Die Einstellung muss für jeden Konvertierungsvorgang neu gesetzt werden.

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Beispiele

Kalendariumserfassung

Dieser Abschnitt enthält Beispiele für die Kalendariumserfassung.

Der Kenner Datum, Leistungsdatum oder Tag ist zwingend erforderlich, wenn Lohnbuchungen taggenau erzeugt werden sollen (sog. Kalendarium).

Der Kenner darf ausschließlich in der Überschriftszeile eines Datenbereiches stehen.

Die entsprechende Zelle darf ausschließlich einen der o. g. Texte enthalten.

Wird diese Spalte angegeben, muss diese grundsätzlich auch befüllt sein. Leerwerte sind nicht erlaubt!

Das Leistungsdatum kann in den nachfolgend aufgeführten Formaten angegeben werden.

Fehlende Angaben, wie z. B. Monat oder Jahr werden vom Konverter automatisch aus dem Abrechnungszeitraum ergänzt.

Beispiel

Abrechnungszeitraum Februar 2023

Zellwert	Bemerkung	Wird beim Import umgewandelt zu
1	Tag	01.02.2023
2.3	Tag.Monat	02.02.2023
03.02.2023*	Tag.Monat.Jahr	03.02.2023

Hinweis

* Das Datum im Format tt.mm.jjjj können Sie auch in Excel über die Einstellung Datum, lang mit Wochentag in der Erfassungstabelle anzeigen lassen. Der Konverter wandelt dies beim Import automatisch wieder in das Format tt.mm.jjjj um.

Der Konverter akzeptiert kein Leistungsdatum, das außerhalb des Abrechnungszeitraumes liegt.

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Kostenstellen

Kostenstellen und Kostenträger

Sollen die Lohnbewegungsdaten auf Kostenstellen- oder Kostenträger erfasst werden, gibt es zwei unterschiedliche Varianten:

Variante 1: Bei den unbenannten Kostenstellen bzw. Kostenträgern werden einfach zusätzliche Spalten mit den Kenner [LA xxxx][KST] bzw. [LA xxxx][KTR] angelegt. Der Inhalt der jeweiligen Zelle wird dann direkt als Kostenstelle bzw. Kostenträger an SBS-Lohn übergeben.

Beispiel

In obigem Beispiel wird zu allen Buchungen der Lohnart 100 eine Kostenstelle angegeben.

Soll für alle Lohnarten dieselbe Kostenstelle benutzt werden, können Sie einmalig den Kenner [HKST] bzw. [HKST,0] angeben.

Benannte Kostenstellen bzw. Kostenträger

Variante 2: Bei komplexer Kostenstellen bzw. Kostenträgerstruktur bietet es sich an, die Kostenstelle bzw. den Kostenträger direkt in der Überschrift anzugeben. Hierfür stehen die Kenner [KST xxx] bzw. [KTR xxx] zur Verfügung. Wobei xxx für die jeweilige Kostenstellen bzw. Kostenträger-Nr. steht.

Der Kenner für eine benannte Kostenstelle [KST xxx] bzw. [KTR xxx] darf immer nur für den Faktor [Betrag] einer Lohnbuchung angegeben werden.

Beispiel

In obigem Beispiel wird zu allen Buchungen der Lohnart 100 eine Kostenstelle angegeben, ein Faktor B übergeben und zusätzlich die Kostenstelle 123.