Durchführen einer Lohndatenkonvertierung

Um eine oder mehrere Excel-Arbeitsmappen mit Lohnbewegungsdaten in entsprechende Lohnbuchungen zu konvertieren, melden Sie sich am Lohnkonverter an und wählen im Navigationsbereich (linker Bildschirmrand) den Bereich Lohnkonverter.

Grundangaben festlegen und zu konvertierende Daten hochladen

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Konvertierung von Lohndaten, Schritt 1

Zunächst müssen Sie die Grundangaben für die Konvertierung festlegen:

Buchhaltungssystem

Wählen Sie hier das Buchhaltungssystem aus, in dessen Importformat die Excel-Daten konvertiert werden sollen.

Buchungsmonat und Buchungsjahr

Hier legen Sie den von Ihnen gewünschten Abrechnungsmonat fest.

Berater-Nr.

Falls die Daten für eines der Datev-Lohnbuchhaltungssysteme erzeugt werden sollen, geben müssen Sie hier Ihre Datev-Berater-Nr. angeben.

Mandanten-Nr. / Firmen-Nr.

Hier geben Sie die Nummer des Mandanten (Datev) bzw. die Firmen-Nr. (andere Lohnbuchhaltungssysteme) im entsprechenden Lohnbuchhaltungssystem ein.

Erweiterte Einstellungen

Die Einstellungsmöglichkeiten Passwort für alle Dateien und Automatisches Setzen des 0-Kenners können hier ein- und ausgeblendet werden.

Passwort für alle Dateien

Falls Sie die zu konvertierenden Dateien mit einem Kennwortschutz versehen, müssen Sie dieses hier eingeben.

Möchten Sie mehrere Excel-Dateien mit jeweils unterschiedlichen Kennwörtern konvertieren, müssen Sie jede Excel-Datei einzeln konvertieren.

Die Eingabe mehrerer Kennwörter ist nicht möglich.

Automatisches Setzen des 0-Kenners

Sie können über diese Einstellung veranlassen, dass für alle möglichen Lohnkenner die 0-Kenner automatisch gesetzt werden.

Somit müssen Sie in diesem Fall nicht in Ihren Excel-Dateien überall die 0-Kenner explizit angeben.

Alle Dateien löschen

Haben Sie den Konverter versehentlich mit den falschen Excel-Dateien bestückt, können Sie diese im Dateifeld einzeln löschen (Klick auf das X-Symbol).

Möchten Sie alle im Konverter befindlichen Dateien löschen, können Sie dies durch einen Klick auf die Schaltfläche Alle Dateien löschen erledigen.

Nachdem Sie die entsprechenden Grundangaben festgelegt haben, können Sie die zu konvertierenden Excel-Tabellen ganz einfach per Drag & Drop in das entsprechend gekennzeichnete Feld ziehen. Alternativ öffnet ein Doppelklick in das Dateifeld den Windows-Datei-Explorer in dem Sie die zu konvertierenden Tabellen dann auswählen können.

Der Konvertierungsvorgang startet sofort nachdem Sie die zu konvertierenden Dateien festgelegt haben:

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Beispiel Upload- und Konvertierungsvorgang der ausgewählten Datei(en)

Der Konverter prüft zunächst die ausgewählten Dateien und analysiert deren Inhalt.

Nach der Konvertierung erhalten Sie einen Überblick über die enthaltenen Daten (Arbeitsschritt Tabellenblätter auswählen).

Hinweis

Über die Leiste mit den Arbeitsschritten am oberen Bildschirmrand bzw. über die entsprechenden Schaltflächen am unteren Bildschirmrand können Sie jederzeit zum vorherigen Arbeitsschritt zurückkehren oder den nächsten Arbeitsschritt ausführen.

Zu konvertierende Tabellenblätter auswählen

Nachdem Sie die zu konvertierenden Excel-Arbeitsmappendateien hochgeladen haben, werden diese vom Konverter analysiert und angezeigt:

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Anzeige der in den Dateien enthaltenen Tabellenblätter (Schritt 2)

Der dekodi - Lohnkonverter erkennt automatisch, welche Excel-Tabellen in Lohnbuchungen umzuwandeln sind.

Die Erkennung erfolgt dabei anhand folgender Logik:

• Ist die Excel-Tabelle ausgeblendet, wird diese nicht verarbeitet
• Die Excel-Tabelle muss mindestens einen Lohnartenkenner [LA ...] enthalten. Der zugehörige Datenbereich muss außerdem mindestens eine Lohnbuchung enthalten.
• Wenn die Excel-Datei bzw. -Tabelle eine allgemein Information über den Abrechnungszeitraum enthält, wird die Tabelle nur dann konvertiert, wenn der in der Excel-Tabelle (bzw. im Dateinamen) angegebene Abrechnungszeitraum mit dem zu Beginn der Konvertierung angegebenen Zeitraum übereinstimmt.
• Enthält eine Datei bzw. Tabelle keinerlei Informationen über den Abrechnungszeitraum wird Sie in jedem Fall verarbeitet.
• Enthält die Tabelle den Kenner [IGNORIEREN], wird Sie nicht verarbeitet.
• Lautet der Name eines Tabellenblattes "Beispiel", "Anleitung", "Bedienung","Handbuch" oder "Manual", wird dieses nicht verarbeitet. Die Groß- bzw. Kleinschreibung des Namens spielt dabei keine Rolle.

Über die Kenner in der Spalte Auswahl können Sie festlegen, ob das jeweilige Tabellenblatt verarbeitet werden soll oder nicht.

Standardmäßig werden alle Tabellenblätter, die Lohnkenner enthalten, ausgewählt.

Möchten Sie alle Tabellenblätter aus- bzw. abwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Tabellenblätter ab-/auswählen.

Tabellenblätter, die nicht verarbeitet werden können, werden als nicht ausgewählt angeboten. In der Spalte Text ist der Grund für den Ausschluss genannt.

Der besseren Übersicht halber können Sie Tabellenblätter, die von der Verarbeitung ausgeschlossen sind, über die Schaltfläche Nicht verbuchbare Tabellenlätter ein-/ausblenden ausblenden und bei Bedarf wieder einblenden.

Nachdem Sie festgelegt haben, welche Tabellenblätter verbucht werden sollen, starten Sie die Verbuchung derselbigen durch einen Klick auf die Schaltfläche Verbuchung prüfen am unteren rechten Bildschirmrand.

Verbuchung prüfen

Nachdem Sie die Verbuchung der Daten angestoßen haben, werden die entsprechenden Lohnbuchungen erzeugt.

Nach wenigen Sekunden erhalten Sie das Ergebnis der Verarbeitung. Im oberen Bildschirmbereich finden Sie eine Zusammenfassung des Verarbeitungsergebnisses:

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Ergebnis der Verbuchung (Schritt 3)

Darunter finden Sie alle aus den verarbeiteten Tabellenblättern herausgelesenen Bemerkungen, sowie Informationen über den Verarbeitungsstatus.

Sind bei der Verarbeitung eines Tabellenblattes Fehler aufgetreten, finden Sie die entsprechenden Meldungen ebenfalls an dieser Stelle:

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Detail-Informationen zu den verarbeiteten Tabellenblättern (Schritt 3)

Lesen Sie Verarbeitungsinformationen bitte unbedingt aufmerksam durch.

In der Spalte Typ ist die Art der Information angeben. Diese kann entweder Info, Warnung, Fehler oder Bemerkung sein.

In den Spalten Tabellenblatt, Zelle, Personal-Nr. und Datum wird die Quelle der Information soweit als möglich beschrieben.

In der Spalte Text schließlich steht dann die eigentliche Information.

Informationen vom Typ Bemerkung sind die Texte aus den Spalten des jeweiligen Tabellenblattes, die mit dem Lohnkenner Bemerkung gekennzeichnet sind.

Bemerkungen werden NICHT an das Lohnsystem weitergegeben.

Die Spalte Erledigt dient als Arbeitshilfe. Sobald Sie einen Fehler beseitigt oder eine Bemerkung abgearbeitet haben, können Sie in dieser Spalte einen Kenner setzen.

Bitte beachten Sie, dass der Kenner erledigt nicht gespeichert wird. Sobald Sie den nächsten Arbeitsschritt ausführen oder die Applikation schließen, gehen die gesetzten Kenner verloren.

Hat der Konverter Fehler festgestellt, müssen Sie diese in der jeweiligen Excel-Datei korrigieren und diese anschließend erneut verarbeiten.

Hierzu können Sie in der Liste, in der der aktuelle Arbeitsschritt angezeigt wird, einfach auf den Schritt Dateien hochladen klicken.

Wenn Excel-Dateien keine Lohnwerte oder für den zu Verbuchenden Abrechnungszeitraum keine Lohnbuchungen enthalten, werden diese mit Warnung markiert.

Diese leeren Dateien werden für weitere Arbeitsschritte nicht mehr berücksichtigt und fließen somit nicht in den erstellten Dateien (z.B. GoBD-Verarbeitungsprotokoll) ein.

Nachdem Sie die Detailinformationen aufmerksam gelesen haben, können Sie nun die fertigen Lohnbuchungsdateien herunterladen. Klicken Sie hierzu im Bereich mit der Übersichtsinformation oder am unteren rechten Bildschirmrand auf die Schaltfläche Erstellte Dateien herunterladen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die Lohnbuchungsdateien erst dann heruntergeladen werden, wenn die Daten fehlerfrei verarbeitet werden konnten.

Lohnbuchungsdateien herunterladen

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Downloadbereich für die erzeugten Lohnbuchungen (Schritt 4)

Im letzten Verarbeitungsschritt können Sie nun die fertigen Lohnbuchungsdateien herunterladen.

Je nach Lohnbuchhaltungssystem und zeitlichem Umfang der Konvertierung können dies auch mehrere Dateien sein.

Bei Datev Lohn & Gehalt wird zusätzlich noch eine .INI-Datei bereitgestellt, die Sie einmalig in Datev einlesen müssen, um die Daten aus dem Lohnkonverter importieren zu können.

Der Name einer Datev Lodas-Lohndatei ist wie folgt aufgebaut:

BeraterNr_MandantenNr_Monat_Jahr.txt

Der Name einer Datev Lohn & Gehalt-Lohndatei ist wie folgt aufgebaut:

Monatserfassung: BeraterNr_MandantenNr_M_Monat_Jahr.txt

Kalendarium: BeraterNr_MandantenNr_K_Monat_Jahr.txt

Der Name einer Addison-Lohndatei ist wie folgt aufgebaut:

imp_lbw.txt

Der Name einer SBS-Lohndatei ist wie folgt aufgebaut:

bis zu 3-stelligen SBS-Firmen-Nr.: BEWA-FirmenNr.DAT

bis zu 5-stelligen SBS-Firmen-Nr.: BWAFirmenNr.DAT

Kostenlose Testdateien

Damit diese "Versuchskonvertierungen" nicht in die Abrechnung einfließen, können Sie auf den Bereich Testdatei (kostenlos) klicken.

In diesem Bereich werden Ihnen Lohnbuchungsdateien angeboten, die nur ein Drittel der tatsächlich erzeugten Lohnbuchungen enthalten.

Diese Testdateien können Sie in Ihr Lohnbuchhaltungssystem einlesen, um zu prüfen, ob die Konvertierung Ihrer Daten korrekt ist.

Bitte beachten Sie, dass die Lohnbuchungen der Testdatei nach dem Zufallsprinzip ausgewählt werden.

Abrechnung der erzeugten Lohnbuchungsdateien

Sobald Sie die Lohndateien herunterladen, fließen die darin enthaltenen Buchungen in die Abrechnung des aktuellen Monats ein.

Gerade bei Excel-Arbeitsmappen mit vielen Tabellenblättern, Datenbereichen und Lohnarten sind manchmal mehrere Konvertierungsversuche erforderlich, bis die gewünschten Lohnbuchungen erzeugt werden.

Zusätzlich zu den Lohnbuchungsdaten können Sie auch das zugehörige GoBD-Verarbeitungsprotokoll herunterladen.

Diese PDF-Datei (PDF-A) enthält eine Dokumentation der Verarbeitung, einschließlich des Prüfergebnisses der einzelnen Tabellen.

Im Anhang des PDFs finden Sie ALLE in die Verarbeitung eingeflossenen Excel-Dateien, sowie ALLE vom Konverter erzeugten Lohnbuchungsdateien.

Das PDF ist digital signiert.

Hinweis

Damit Sie auf die Anhänge des PDF´s zugreifen können, müssen Sie dieses mit dem Acrobat-Reader und nicht mit dem PDF-Viewer Ihres Webbrowsers öffnen:

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Ausschnitt aus einem GoBD-Protokoll mit Anhängen

Downloadordner

Der Ordner in dem die heruntergeladenen Dateien abgelegt werden, entspricht dem eingestellten Standardordner Ihres Internetbrowsers.

Neben der Einstellung des Standardordners können Sie weitere Einstellungen Ihres Browsers beim Herunterladen von Dateien treffen.

Z.B. können Sie einstellen, ob bei jedem Herunterladen gefragt werden soll, in welchem Ordner Sie die Datei speichern möchten. Oder Sie können einstellen, ob die Datei beim Herunterladen auch direkt geöffnet werden soll, oder nicht.

Diese Einstellungen finden Sie in der Regel im Menü unter dem Punkt Einstellungen.

Hinweis

Die Einstellungsmöglichkeiten hängen von dem jeweiligen Internetbrowser ab und können ggf. die oben genannten Funktionalitäten nicht unterstützen oder weitere Funktionalitäten anbieten!

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Download Einstellungen Firefox

Abb.: Download Einstellungen Firefox

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Download Einstellungen Google Chrome

Abb.: Download Einstellungen Google Chrome

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Download Einstellungen Microsoft Edge

Abb.: Download Einstellungen Microsoft Edge