Vorbereiten der Erfassungsdateien

In den dekodi - Lohnkonverter können eine oder mehrere Excel-Dateien mit jeweils mehreren Tabellenblättern hochgeladen und verarbeitet werden.

Anhand des in der Oberfläche eingestellten Abrechnungszeitraums (Monat und Jahr) identifiziert der Lohnkonverter dann automatisch die Tabellenblätter, die für den Abrechnungszeitraum relevante Lohnbewegungsdaten enthalten.

Durch entsprechende Verteilung der Lohnbewegungsdaten auf verschiedene Excel-Dateien bzw. Tabellen können Sie die zu konvertierenden Lohnbewegungsdaten entsprechend ihres Umfangs wirkungsvoll strukturieren.

Beispielsweise sind (unter anderem) folgende Kombinationen denkbar:

Eine Excel-Arbeitsmappe pro Abrechnungsmonat, in der alle Lohnbewegungsdaten (aller Mitarbeiter) in einer einzigen Tabelle befinden.
Eine Excel-Arbeitsmappe pro Abrechnungsmonat, in der sich die Lohnbewegungsdaten eines jeden Mitarbeiters in einem eigenen Tabellenblatt befindet.
Eine Excel-Arbeitsmappe pro Mitarbeiter, die für jeden Abrechnungsmonat jeweils ein Tabellenblatt mit den Lohnbewegungsdaten des Mitarbeiters enthält.
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Im Folgenden wird zunächst beschrieben, wie die Informationen in der Excel-Datei bzw. Tabelle grundsätzlich aufgebaut sein müssen, damit diese vom Konverter erkannt und ausgelesen werden können. Die Beschreibung ist allgemein gehalten und bezieht sich - bis auf wenige Ausnahmen - nicht auf ein bestimmtes Lohnbuchhaltungssystem.

Der dekodi - Lohnkonverter kann unterschiedliche Lohnszenarien abbilden. Diese werden in den Abschnitten zu den verschiedenen Lohnbuchhaltungssystemen behandelt.

Grundsätzlicher Aufbau einer Excel-Tabelle (Arbeitsblatt)

Die kleinste "Einheit", die vom Konverter verarbeitet werden kann, ist der Inhalt einer Excel-Tabelle.

Diese ist wie folgt gegliedert:

Kopfbereich (möglich, aber nicht zwingend anzugeben).
Datenbereich(e) mit Überschriftszeile und Erfassungsbereich (mindestens ein Datenbereich muss angegeben werden).

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Aufbau einer Erfassungstabelle

Im Kopfbereich der Tabelle können Sie verschiedene lohnbuchungsübergreifende Informationen, wie z. B. den Abrechnungszeitraum, die Mandanten- oder Firmen-Nr. etc. angegeben werden.

Im Datenbereich werden nun die Daten, die in jeweils einzelne Lohnbuchungen umgewandelt werden sollen, angegeben.

Der Datenbereich liegt unterhalb des Kopfbereiches und gliedert sich in Überschriftszeile und Erfassungsbereich.

In der Überschriftszeile befinden sich die Informationen mittels derer der dekodi-Lohnkonverter die Erzeugung der einzelnen Lohnbuchungen steuert.

Dabei entspricht jede Spalte der Überschriftszeile mindestens einem Feld der Lohnbuchung.

Im Erfassungsbereich unterhalb der Überschriftszeile stehen die zu verarbeitenden Lohndaten. Der Erfassungsbereich kann beliebig viele Datensätze enthalten.

Aus der Verknüpfung der Informationen im Kopfbereich und der Überschriftszeile des Datenbereiches mit den entsprechenden Buchungen des Erfassungsbereiches werden dann die Lohnbuchungen generiert.

Die Informationen auf deren Basis die Konvertierung der im Erfassungsbereich befindlichen Daten erfolgt werden als Lohnkenner, Lohnartenkenner und Lohnfaktoren bezeichnet.

Eine detaillierte Beschreibung hierzu finden Sie im Abschnitt Kenner und Faktoren.

Hinweise zum Aufbau des Datenbereiches

Ausgeblendete Spalten / Zeilen werden ebenfalls eingelesen.
Die einzelnen Spaltenüberschriften müssen in derselben Zeile liegen.
Die Reihenfolge der Spalten ist unerheblich.
Der Datenbereich darf auch Spalten enthalten, die für die Lohnbuchung unerheblich sind (z. B. Firmenparkplatz, s. o). Diese werden bei der Konvertierung nicht berücksichtigt.

Ende eines Datenbereiches

Ein Datenbereich beginnt immer mit dem ersten Lohn- bzw. Lohnartenkenner (am Weitesten links stehend) der Zeile und endet mit dem letzten Lohn- bzw. Lohnartenkenner (am Weitesten rechts stehend).

Der Datenbereich endet in der letzten Zeile der Excel-Arbeitsmappe bzw. vor dem Beginn des nächsten Datenbereichs.

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Ende des Datenbereiches innerhalb einer Excel-Tabelle

Hinweise

Falsche Daten im Erfassungsbereich führen bei der Konvertierung zu Fehlern!

Innerhalb eines Excel-Arbeitsblattes können mehrere Datenbereiche festgelegt werden.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Mehrere Datenbereiche in einer Excel-Tabelle.

Die auszulesenden Datenbereiche dürfen keine länderspezifischen Formatcodes enthalten.

Die Verwendung solcher Formatcodes führt zwangsläufig zu Verarbeitungsfehlern.

Die Verwendung von regulären Zellformatierungen ist dagegen problemlos möglich.

Beispiel:

Die Verwendung der Formatierung TTTT in der Formel =TEXT(D16;"TTTT") kann vom Konverter nicht ausgelesen werden.

Objekte wie Graphiken, Formen usw. können beim Einlesen der Datei zu Fehlern führen.

Daher stellen Sie sicher, dass solche Objekte nicht verwendet werden.

Wie Sie solche Objekte einfach entfernen können, finde Sie im Abschnitt Fehlerbehebung Fehlermeldung 10.

Mehrere Datenbereiche in einer Excel-Tabelle

Der Lohnkonverter ist in der Lage Excel-Tabellen zu verarbeiten, die mehrere Datenbereiche enthalten.

Die Datenbereiche sind dabei untereinander anzuordnen:

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Excel-Tabelle mit mehreren Datenbereichen

Hinweis

Der Datenbereich endet entweder in der Zeile unmittelbar vor der Überschriftszeile des folgenden Datenbereiches bzw. in der letzten (untersten) Zeile des Tabellenblattes.

Dabei ist es unerheblich, ob die jeweilige Zeile Daten enthält oder nicht.

Die jeweiligen Datenbereiche dürfen ausschließlich Lohnbewegungsdaten enthalten.

Die Angabe von anderen Informationen führt zu einem Fehler:

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Die Angabe von Informationen, die keine Lohnbewegungsdaten darstellen, führt zu einem Fehler

Es ist nicht möglich innerhalb eines Datenbereiches in Spalten mit Lohn- bzw. Lohnartenkennern Informationen anzugeben, die nicht lohnbuchungsrelevant sind.

Stattdessen muss der Datenbereich mit dem Kenner [ENDE] in der Spalte der Personalnummer vorzeitig geschlossen werden:

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Datenbereich mittels [ENDE] von Hand begrenzen