DATEV Lohn und Gehalt
Kenner und Faktoren
Dieser Abschnitt enthält alle Informationen für den Aufbau von Erfassungstabellen für das Lohnbuchhaltungssystem Datev Lohn & Gehalt.
Die Allgemeinen Informationen, Kenner und Lohnkenner wurden bereits in der vorherigen Abschnitten beschrieben.
Dieser Abschnitt beschreibt nun die für Datev Lohnbuchhaltungssysteme zulässigen Lohnartenkenner und -faktoren.
Lohnartenkenner
Ein Lohnartenkenner enthält die Information, mit welcher Lohnart eine Lohnbuchung erzeugt werden soll.
Die Datev-Lohnbuchungssysteme arbeiten nicht nur mit einer Lohnarten-Nr., sondern verwendet zusätzlich bei Bedarf noch einen Ausfallschlüssel. Dieser wird durch einen " / " getrennt der Lohnarten-Nr. vorangestellt:
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Beispiel Lohnartenkenner für Datev-Lohnbuchhaltungssysteme
Für Datev Lohn & Gehalt gilt:
Der Wert bis zum Trennzeichen gilt als Ausfallschlüssel, der Wert ab dem Trennzeichen wird als Lohnarten-Nummer interpretiert. Enthält ein Lohnartenkenner kein Trennzeichen, dann gilt der enthaltene Wert als Lohnarten-Nummer.
Beispiel für einen Lohnartenkenner, der nur aus einem Ausfallschlüssel besteht:
[LA U/,0]
Beispiel für einen Lohnartenkenner, der nur aus einer Lohnart besteht:
[LA 23,0]
Hinweis
Ein Ausfallschlüssel darf nur im Rahmen der Kalendariumserfassung angegeben werden. D. h., Sie müssen in diesem Fall zwingend den Lohnkenner Datum verwenden.
Durch Verwendung des sog. 0-Kenners kann festgelegt werden, ob die jeweilige Spalte einen Wert enthalten muss (kein 0-Kenner) oder auch leer bzw. 0 sein darf (0-Kenner gesetzt)
Lohnartenfaktor
Wie oben bereits erwähnt, wird über den Lohnartenkenner lediglich die Nummer der Lohnart (ggf. mit Ausfallschlüssel) festgelegt.
Durch den Lohnartenfaktor wird nun festgelegt, in welches Feld der Lohnbuchung der in der jeweiligen Spalte befindliche Wert eingestellt werden soll.
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Beispiel für die Erfassung von Monatswerten mit einem Feld pro Lohnbuchung
Im obigen Beispiel werden Monatswerte der Lohnarten 2000 und 2010 an Datev Lohn & Gehalt übergeben.
Der Lohnartenfaktor [EGW] legt fest, dass der jeweilige Spaltenwert in das Feld Wert der Datev-Buchung einzutragen ist.
Hinweis
Wird zu einem Lohnartenkenner kein entsprechender Faktor angegeben, wird der entsprechende Spaltenwert automatisch in das Feld Wert der Datev-Buchung geschrieben.
Beispielsweise ist die Kombination aus [LA 2000,0][EGW] identisch mit dem Lohnartenkenner [LA 2000,0].
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Kalendariumserfassung mit Ausfallschlüssel und Lohnart, sowie zwei Feldern für die Lohnart 2000
Lohnartenkenner und -faktoren
Dieser Abschnitt gibt einen Überblick über alle Lohnartenkenner und -faktoren, die der dekodi-Lohnkonverter in Verbindung mit dem Lohnbuchhaltungssystem Datev Lohn & Gehalt unterstützt:
Die Groß- und Kleinschreibung ist für die Erkennung unerheblich.
Zellen, die Lohnartenkenner bzw. -faktoren enthalten, können zusätzlichen Text enthalten.
Wie bereits erwähnt, können vom Anwender beliebig viele Spalten ergänzt werden. Diese werden vom Konverter eben nur nicht eingelesen.
Nachfolgend eine Zusammenfassung der für Datev Lohn & Gehalt unterstützten Zellüberschriften bzw. Lohnartenkenner, wenn diese in der Überschriftzeile verwendet werden:
Kenner Übersicht
| Lohn- / Lohnartenkenner | Wird vom Konverter übernommen / erkannt als | Bemerkung |
|---|---|---|
| Zelle enthält die Text Fragmente Pers und Nr. bzw. Nummer | Personal-Nummer | Muss-Feld: Z. B. Pers.-Nr., Personal-Nr., Personal-Nummer. |
| Zelle enthält ausschließlich den Text Name | Name des Mitarbeiters | Kann-Spalte: Wird vom Konverter für Meldungen verwendet, aber nicht exportiert. |
| Zelle enthält ausschließlich den Text Eintritt, Eintritts-Datum oder Arbeitsbeginn | Eintrittsdatum des Mitarbeiters in das Unternehmen | Kann-Spalte: Es werden nur Lohnwerte exportiert, die hinter dem Eintrittsdatum und innerhalb des Abrechnungszeitraumes liegen. Das Eintrittsdatum selbst wird nicht exportiert. |
| Zelle enthält ausschließlich den Text Austritt, Austritts-Datum oder Arbeitsende | Austrittsdatum des Mitarbeiters in das Unternehmen | Kann-Spalte: Es werden nur Lohnwerte exportiert, die vor dem Austrittsdatum und innerhalb des Abrechnungszeitraumes liegen. Das Austrittsdatum selbst wird nicht exportiert. |
| Zelle enthält ausschließlich den Text Datum, Leistungsdatum oder Tag | Tag für Kalendariumserfassung | Kann-Spalte: Im Importdokument kann nur der Tag, Tag und Monat oder das gesamte Leistungsdatum angegeben werden. Hinweis: Bei Kalendariumserfassung ist zwingend die Angabe eines Ausfallschlüssels im Lohnartenkenner erforderlich (siehe unten). |
| Zelle enthält ausschließlich den Text [NOKST] | Kostenstelle unterdrücken | Dieser Kenner muss in Verbindung mit einem Lohnartenkenner verwendet werden. Er unterdrückt die Einsetzung der Hauptkostenstelle [HKST] |
| [LA xxxx] oder [LA xxxx,0] | Datev-Lohnarten-Nr. Gilt nur bei Lohnarten für Standarderfassung (Spalte Leistungsdatum nicht vorhanden, bzw. kein Wert in der Spalte Leistungsdatum vorhanden) | Muss-Spalte: Dieser Lohnartenkenner ist für jede Spalte, die abrechnungsrelevante Informationen besitzt, zu setzen. xxxx = Lohnarten-Nr. Ohne zusätzliche Kenner wird [LA /xxxx] bzw. [LA /xxxx,0] als [EGW] (Wert)interpretiert. |
| [LA AS/xxxx] oder [LA AS/ xxxx,0] oder [LA AS /] oder [LA AS/,0] | Datev-Lohnarten-Nr, bestehend aus Ausfallschlüssel (AS) und Lohnarten-Nr. xxx. Gilt nur bei Kalendariumserfassung (Wert in Spalte Leistungsdatum vorhanden) | Muss-Spalte: Dieser Lohnartenkenner ist für jede Spalte, die abrechnungsrelevante Informationen besitzt zu setzen. AS = Ausfallschlüssel. xxxx = Lohnarten-Nr. Ohne zusätzliche Kenner wird [LA AS/ xxxx] bzw. [LA AS/xxxx,0] wird der Spaltenwert in das Feld Wert der Datev-Buchung übergeben. Soll nur der Ausfallschlüssel übergeben werden, kann die Lohnart nach dem Schrägstrich einfach weggelassen werden (z. B. [LA /K,0] |
| [KST] | Kostenstellen-Nr. | Kann-Spalte: Unbenannte Kostenstelle. Nur in Verbindung mit einem Lohnartenkenner zulässig |
| [KTR] | Kostensträger-Nr. | Kann-Spalte: Unbenannter Kostenträger. Nur in Verbindung mit einem Lohnartenkenner zulässig |
| [KST xxx] | Kostenstellen-Nr. Die unter xxx angegebene Kostenstellen-Nr. wird jeder Buchung der Lohnart hinzugefügt. Pro Lohnart können mehrere benannte Kostenstellen angegeben werden | Kann-Spalte: Benannte Kostenstelle. Nur in Verbindung mit einem Lohnartenkenner zulässig |
| [KTR xxx] | Kostenträger-Nr. Die unter xxx angegebene Kostenträger-Nr. wird jeder Buchung der Lohnart hinzugefügt. Pro Lohnart können mehrere benannte Kostenträger angegeben werden | Kann-Spalte: Benannter Kostenträger. Nur in Verbindung mit einem Lohnartenkenner zulässig |
| [EGW] | Wert / Eigener Wert | Kann-Spalte: Nur in Verbindung mit einem Lohnartenkenner zulässig. Wird nur ein Lohnartenkenner angegeben, wird [EGW] automatisch gesetzt und muss nicht angegeben werden |
| [ANZTAGE] | Anzahl Tage. Nur bei Kalendariumserfassung zulässig (Spalte Leistungsdatum vorhanden) | Kann-Spalte: Nur in Verbindung mit einem Lohnartenkenner zulässig. |
| [ANZSTD] | Anzahl Stunden. Nur bei Kalendariumserfassung zulässig (Spalte Leistungsdatum vorhanden) | Kann-Spalte: Nur in Verbindung mit einem Lohnartenkenner zulässig. |
| [ALF] | Abweichender Lohnfaktor | Kann-Spalte: Nur in Verbindung mit einem Lohnartenkenner zulässig. |
| [A%Z] | Abweichender Prozentzuschlag | Kann-Spalte: Nur in Verbindung mit einem Lohnartenkenner zulässig. |
Hinweise
Innerhalb eines Datenbereiches ist die mehrfache Angabe eines Lohnartenkenners problemlos möglich.
Fehlzeiten
Der Lohnkonverter kann in Excel erfasste Fehlzeiten erkennen und nach Datev Lohn & Gehalt übergeben. Hierzu stehen folgende Lohnartenkenner zur Verfügung:
| Lohnartenkenner | Wird vom Konverter übernommen / erkannt als | Bemerkung |
|---|---|---|
| [FZB, 0] | Angefragtes Datum | Muss-Spalte: Datumsfeld, dass vom Konverter als Beginn der Fehlzeit interpretiert wird. Das Datum darf auch außerhalb des Lohnbuchungszeitraumes liegen. |
| [FZE,0] | Erwartetes Ende | Muss-Spalte: Datumsfeld, dass vom Konverter als Ende der Fehlzeit interpretiert wird. |
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass die Lohnartenkenner für Fehlzeiten nicht in Datenbereichen, die der Erfassung von Kalendariumswerten dienen, verwendet werden dürfen.
Beispiele für die Verwendung der Lohnartenkenner für Fehlzeiten finden Sie hier.
Beispiele
Verschiedene Erfassungstabellen
In diesem Abschnitt werden Erfassungstabellen für verschiedene Anwendungsfälle beispielhaft vorgestellt:
Mehrfache Verwendung der gleichen Lohnart innerhalb eines Datenbereiches
Soll die gleiche Lohnart mehrfach in der Lohnabrechnung aufgeführt werden, müssen entsprechend mehrere Buchungen erzeugt werden.
Dies kann ganz einfach dadurch abgebildet werden, dass die entsprechenden Lohnartenkenner- und ggf. Faktoren innerhalb eines Datenbereiches mehrfach angegeben werden:
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Mehrfache Angabe der gleichen Lohnart innerhalb eines Datenbereiches
Im obigen Beispiel werden für die Mitarbeiter jeweils zwei Lohnbuchungen der Lohnart 100 erzeugt.
Die angegebenen Normalstunden werden in das Feld Wert der erzeugten Lohnbuchungen eingestellt.
Abweichende Lohnfaktoren
Die für die Verbuchung von geleisteten Stunden (gewerbliche Arbeitnehmer) benötigten Zuschlagssätze bzw. Stundenlohnsätze werden normalerweise automatisch aus den Stammdaten des Lohnbuchhaltungssystems ermittelt.
So wird beispielsweise bei der Erfassung der für die Lohnberechnung benötigte Stundenlohn aus den Stammdaten des jeweiligen Arbeitnehmers ermittelt. In der Lohnbuchung muss in diesem Fall also lediglich die Anzahl der geleisteten Stunden erfasst werden.
Nun gibt es durchaus Anwendungsfälle, bei denen unterschiedliche Stundenlöhne anfallen. So richtet sich beispielsweise der Stundenlohn von Mitarbeiter von Sicherheitsfirmen nach der Art der bewachten Objekte.
In diesem Fall muss der Stundenlohn für jede Lohnbuchung individuell bereitgestellt werden.
Der Stundenlohn kann über einen weiteren Lohnartenfaktor [ALF] (= abweichender Lohnfaktor) in der Excel-Tabelle abgebildet werden:
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Übergabe des Stundenlohnsatzes durch einen weiteren Lohnfaktor
Kalendariumserfassung
Dieser Abschnitt enthält Beispiele für die Kalendariumserfassung.
Gemeinsame Erfassung von Kalendariums- und Monatswerten
Für das Lohnbuchhaltungssystem Datev Lohn & Gehalt ist eine kombinierte Angabe von Kalendariums- und Monatswerten möglich:
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Datev Lohn & Gehalt: Beispiel für Monats- und Kalendariumswerte in einem Datenbereich
Die Unterscheidung, ob es sich um einen Kalendariums- oder Monatswert handelt, erfolgt anhand der Lohnart: Wird diese mit Ausfallschlüssel angegeben, handelt es sich um einen Kalendariumswert (Datum muss angegeben werden). Ohne Ausfallschlüssel wird die Lohnbuchung als Monatswert an Datev Lohn & Gehalt übergeben.
Kostenstellen
Diese Abschnitt enthält Beispiele für die Erfassung von Lohnbewegungsdaten mit Kostenstellen für Datev Lohn & Gehalt.
Dynamische Angabe einer Kostenstelle - Verwendung des Lohnfaktors [KST] (unbenannte Kostenstelle)
Um zu einer Lohnbuchung eine Kostenstelle zu erfassen, muss lediglich eine weitere Spalte mit dem Lohnartenfaktor [KST] hinzugefügt werden:
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Angabe einer Kostenstelle zu jeder Lohnbuchung
Verwendung der Lohnfaktoren [KST] und [KTR]
Analog zur Kostenstelle kann der Kenner [KTR] zur Angabe eines Kostenträgers angegeben werden:
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Angabe von Kostenstelle UND Kostenträger zu einer Lohnbuchung
Hinweis
Damit bei einer dynamischen Angabe auch die Kostenstellen oder Kostenträger, wie z.B. 00, 01 usw., verwendet werden können, müssen die Zellen in Excel dafür als "Text" formatiert werden. Ansonsten formatiert Excel automatisch diese Werte als Zahlen und die vorangehenden Nullen gehen verloren.
Feste Angabe einer Kostenstelle - Verwendung des Lohnfaktors [KST xxx] (benannte Kostenstelle)
Sollen die Lohnbuchungen zu einer Lohnart immer mit der selben Kostenstelle erfolgen, kann diese direkt als Lohnartenfaktor angegeben werden:
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Angabe einer festen Kostenstelle in Form eines Lohnartenfaktor
Hinweis
Die Angabe eines festen Kostenträgers [KTR xxx] erfolgt analog zur Angabe einer festen Kostenstelle.
Verwendung des Lohnkenners [HKST]
Dieses Beispiel zeigt die Verwendung des Lohnkenners [HKST], mit dem allen Lohnbuchungen die selbe Kostenstelle zugewiesen werden soll:
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Erzeugung von Lohnbuchungen mit zentraler Kostenstelle
Die in der Spalte [HKST,0] angegebene Kostenstelle wird bei der Konvertierung automatisch jeder Lohnbuchung hinzugefügt.
Verwendung des Lohnkenners [HKST] in Verbindung mit einer festen Kostenstelle
Dieses Beispiel zeigt die Verwendung des Lohnartenfaktors [KST xxx] in Verbindung mit dem Lohnkenner [HKST]:
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Kombination von fester (benannter Kostenstelle) und Hauptkostenstelle
Grundsätzlich werden alle erzeugten Lohnbuchungen der Lohnart 1/100 auf die Kostenstelle HER gebucht. Wird allerdings eine Hauptkostenstelle angegeben, wird diese eingesetzt.
So wird die Lohnbuchung, die aus der Zelle D13 (= 3,00 Normalstunden) erzeugt wird, der Kostenstelle WCM (Zelle C13) zugeordnet.
Fehlzeiten
Dieser Abschnitt enthält Beispiele für die Erfassung von Fehlzeiten in Excel.
Die Lohnartenkenner für Fehlzeiten können in die reguläre Monatserfassung integriert werden:
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Beispiel Fehlzeitenerfassung innerhalb der monatlichen Lohnbewegungsdaten
Ebenso ist es möglich, die Fehlzeiten in einem gesonderten Datenbereich zu erfassen:
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Beispiel Fehlzeitenerfassung innerhalb eines eigenen Datenbereiches